O e-mail reduz a burocracia das cartas e memorandos tradicionais. Permite que a informação seja distribuída rapidamente, a um custo relativamente baixo e com mínimo esforço.
Adaptando seus negócios para E-Mail
15/11/2007
Os e-mails podem eliminar a burocracia desnecessária de um escritório - memorandos internos, correspondência com clientes e outras comunicações externas podem ser substituídas por mensagens curtas e rápidas, que podem ser enviadas a qualquer pessoa que tenha um endereço de e-mail.
Contudo, há uma tendência de um uso excessivo, ou um mau uso do e-mail. Por ser fácil de usar, é fácil também de enviar mensagens desnecessárias, ou que contenham material malicioso, erótico, racista e outros conteúdos inadequados. Além disso, as mensagens pessoais e as de negócios competem lado a lado para obter atenção do destinatário.
Fora isso as pessoas podem se esconder atrás dos e-mails quando seria mais apropriado um contato pessoal ou um telefonema. Para algumas pessoas, o status pode ser medido pelo número de e-mails que elas enviam e recebem todos os dias.
O e-mail é exatamente como qualquer outra ferramenta de negócios e deve se usado com discernimento, se formos analisar seu valor real. Mas muitas empresas não orientam seus empregados sobre qual a melhor forma de utilizar o e-mail de sua empresa. Conseqüentemente, os empregados podem estar agindo "no escuro": podem não estar cientes das implicações legais dos e-mails, podem não saber que as mensagens enviadas externamente são consideradas como correspondência formal da empresa e podem, inclusive, nem saber se há permissão para utilizar o e-mail da empresa pra enviar mensagens pessoais.